Desde janeiro de 2022, as despesas resultantes do teletrabalho passaram a ser da responsabilidade do empregador, sem possibilidade de acordo em contrário. Descubra como se determinam essas despesas a pagar.
O pagamento das despesas decorrentes da prestação de teletrabalho passou a ser, obrigatoriamente, suportado pelo empregador, desde janeiro de 2022, sem a possibilidade de qualquer acordo em sentido contrário.
Significa isto que todas as despesas adicionais, comprovadamente incorridas pelo trabalhador devido à aquisição ou uso de equipamentos e sistemas informáticos ou telemáticos necessários para a realização do trabalho em regime de teletrabalho, devem ser integralmente cobertas pelo empregador, o que inclui, entre outras coisas, os custos adicionais de energia e da rede no local de trabalho, bem como os custos de manutenção desses equipamentos e sistemas.
Como se apuram as despesas a pagar?
Com as mais recentes alterações à legislação laboral, em vigor desde maio de 2023, o pagamento das despesas adicionais resultantes do teletrabalho deve seguir os seguintes procedimentos:
- Acordo entre as partes: Inicialmente, o valor da compensação deve ser definido por acordo entre o empregador e o trabalhador, normalmente por meio de um contrato individual de trabalho ou um acordo coletivo.
- Comprovação das despesas: Se não for possível chegar a um acordo, o trabalhador deve apresentar evidências ao empregador das despesas adicionais efetivamente incorridas devido ao teletrabalho. Para serem consideradas “despesas adicionais”, devem ser:
- Despesas com a aquisição de bens e/ou serviços que o trabalhador não possuía antes do início do teletrabalho.
- Despesas que diferem das despesas anteriores do trabalhador durante o último mês de trabalho presencial.
É importante notar que não basta ao trabalhador demonstrar um aumento, por exemplo, de 50€ na sua conta de eletricidade. Deve também ser capaz de provar que esse aumento está diretamente relacionado com o teletrabalho.
A compensação por despesas está sujeita a impostos?
Com as alterações introduzidas em maio de 2023, foi estabelecido um limite para a compensação das despesas relacionadas com o teletrabalho que são excluídas do rendimento tributável e da base de incidência contributiva para a segurança social. Esses limites foram definidos por uma portaria, que entrou em vigor a 1 de outubro de 2023.
Os limites são os seguintes:
- Consumo de eletricidade residencial: 0,10€ por dia.
- Consumo de Internet pessoal: 0,40€ por dia.
- Computador ou equipamento informático pessoal equivalente: 0,50€ por dia.
Isto equivale a cerca de 1€ por dia, com um valor máximo de cerca de 22€ por mês. É importante notar que esses limites podem ser aumentados em 50% quando o valor da compensação é definido por um acordo coletivo de trabalho negociado pelo empregador. Além disso, esses limites aplicam-se apenas aos dias completos de teletrabalho realizados com acordo escrito entre o empregador e o trabalhador.
O acordo de teletrabalho deve ser documentado
A implementação do teletrabalho requer um acordo escrito, que pode ser parte do contrato de trabalho inicial ou um acordo separado. Este acordo deve estipular as condições para o pagamento das despesas relacionadas com o teletrabalho.
Se o teletrabalho já estiver contemplado no contrato de trabalho ou em um acordo autónomo, é aconselhável fazer um aditamento para clarificar essas condições. Se não houver acordo sobre o valor a ser pago pelas despesas, é importante que o regime seja documentado num regulamento interno da empresa.
Data de aplicação do regime
Os limites de isenção estabelecidos pela Portaria são aplicáveis desde 1 de outubro de 2023. Como mencionado anteriormente, o pagamento das despesas relacionadas com o teletrabalho tornou-se obrigatório a partir de janeiro de 2022. Estas mudanças visam garantir que os trabalhadores que realizam teletrabalho sejam devidamente compensados pelas despesas adicionais associadas a essa modalidade de trabalho.
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