Durante muito tempo, guardar as faturas do IRS era uma tarefa complicada, exigindo aos contribuintes a organização de pilhas de papel durante uma década. Hoje, com a digitalização dos serviços fiscais, essa exigência foi simplificada, mas ainda há situações em que conservar os comprovativos continua a ser essencial.
Porquê guardar as faturas do IRS?
As faturas com número de contribuinte servem como prova das despesas realizadas, registando quem comprou, a quem comprou, o valor pago e a data da transação. Para a Autoridade Tributária (AT), estes documentos garantem que tanto o comprador como o vendedor comunicam ao Fisco a mesma informação.
Este controlo é fundamental para evitar erros ou fraudes, assegurando que todas as transações são corretamente declaradas e que não há registos falsos de compras ou deduções indevidas.
O impacto das faturas eletrónicas
Com a introdução das faturas eletrónicas, o processo tornou-se mais eficiente. Sempre que um consumidor efetua uma compra, o vendedor regista a fatura num sistema informático e comunica-a eletronicamente à AT até ao dia 12 do mês seguinte. Este registo fica disponível no portal E-Fatura, tanto para o vendedor como para o comprador.
Graças a este sistema, já não é necessário guardar todas as faturas em papel. No entanto, há situações em que os comprovativos físicos ainda podem ser exigidos.
Quando é necessário guardar as faturas?
Embora a maioria das faturas esteja automaticamente registada no E-Fatura, há casos em que o contribuinte deve manter os documentos originais. Eis os principais:
- Quando a área económica precisa de ser identificada manualmente: algumas faturas surgem no E-Fatura sem categoria atribuída. Se o contribuinte precisar de indicar a área económica para garantir a dedução, deve guardar o comprovativo como prova.
- Se o vendedor não comunicar a fatura: se um contribuinte registar uma fatura no portal, mas o vendedor não a confirmar até 25 de fevereiro do ano seguinte, o comprovativo deve ser mantido para eventuais esclarecimentos junto da AT.
Por outro lado, quando a fatura já foi devidamente registada pelo vendedor e validada pelo consumidor, não há necessidade de guardar o documento em papel.
Durante quanto tempo devem ser guardadas as faturas?
As faturas que sejam registadas manualmente ou não confirmadas pelo vendedor devem ser guardadas durante quatro anos, escreve o Ekonomista. Esse é o prazo dentro do qual a AT pode solicitar esclarecimentos.
As restantes faturas, cuja informação já foi validada no sistema, podem ser descartadas, uma vez que o Fisco já dispõe dos dados necessários.
Como organizar as faturas do IRS?
Apesar da digitalização, algumas faturas ainda precisam de ser arquivadas. Para evitar confusão, uma boa estratégia é organizar os comprovativos por categoria e data.
Criar um dossier com separadores para diferentes áreas económicas pode facilitar o processo. Algumas categorias úteis incluem:
- Saúde
- Educação
- Habitação
- Despesas gerais e familiares
- Restauração e alojamento
- Reparação de automóveis
- Lares e serviços de apoio à terceira idade
- Veterinários
- Transportes públicos
- Ginásios
Ordenar as faturas por data, colocando as mais antigas no início e as mais recentes no final, também pode tornar a gestão mais simples.
Se, em algum momento, for necessário apresentar as faturas à AT, este método ajudará a encontrar rapidamente os documentos necessários, tornando todo o processo mais eficiente.
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