Num passado não muito distante, manter as faturas do IRS organizadas era um desafio para os menos metódicos, com o Estado a solicitar que os contribuintes guardassem os comprovativos em papel das despesas por, no mínimo, uma década.
No entanto, com a digitalização dos processos burocráticos, essas exigências evoluíram, como nos conta o Ekonomista. Ainda não é altura de desocupar as gavetas, pois continuamos a precisar das faturas do IRS para apresentação às Finanças quando necessário. No entanto, os prazos ficaram mais curtos, e já não é obrigatório reter todos os comprovativos.
Porquê a Necessidade de Guardar Faturas do IRS?
As faturas com número de contribuinte são as provas tangíveis de todas as transações de compra, indicando o quê, quando, a quem, e por quanto dinheiro. Para a Autoridade Tributária (AT), esses documentos são cruciais para confirmar a coincidência de informações entre comprador e vendedor, assegurando assim a cobrança adequada de impostos.
Vantagens das Faturas Eletrónicas
Com a introdução das faturas eletrónicas, o processo de verificação fiscal tornou-se mais eficiente. Atualmente, quando um consumidor realiza uma compra, a fatura é registada eletronicamente pelo vendedor e comunicada à AT até ao dia 12 do mês seguinte à transação. Esses dados são catalogados, ficando disponíveis no portal E-Fatura tanto para o vendedor quanto para o cliente.
Quando Deve Guardar as Faturas do IRS?
Com o sistema digitalizado, a retenção de faturas em papel é necessária apenas em casos de desencontro entre as informações prestadas pelo contribuinte e pelo vendedor.
Mantêm-se as seguintes situações que exigem a guarda das faturas do IRS:
- Identificação Manual da Área Económica: Se o contribuinte tiver de identificar manualmente a área económica do vendedor, as faturas em papel são necessárias para comprovar a correta imputação da área económica e a elegibilidade para dedução à coleta.
- Vendedor não Regista a Fatura: Se o contribuinte regista a fatura no E-Fatura, mas o vendedor não o faz até 25 de fevereiro do ano seguinte, é obrigatório guardar a fatura em papel para apresentação à AT quando necessário.
Por Quanto Tempo Deve Guardar as Faturas do IRS?
Todas as faturas que o contribuinte impute manualmente a uma área económica dedutível devem ser mantidas por quatro anos. O mesmo se aplica às faturas registadas pelo contribuinte, mas não confirmadas pelo vendedor.
As que foram registadas por ambas as partes no sistema digital não precisam de ser guardadas em papel.
Como Organizar as Faturas do IRS?
Apesar da dispensa devido à digitalização, alguns documentos ainda precisam de ser mantidos arquivados. Organizar um dossier com separadores para cada área económica dedutível e um separador para as registadas mas não confirmadas simplifica o processo.
Arquivar por data, das mais antigas para as mais recentes, facilita a adição de novos comprovativos. Essa organização torna o processo mais eficiente quando a AT solicitar a apresentação dos documentos.
Apesar da evolução digital, manter alguma organização continua a ser uma prática necessária, facilitando não só a conformidade fiscal como também tornando a vida do contribuinte mais eficiente.
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